Operatorul și domeniul informării
Această Politică explică, într-un singur document, cum sunt prelucrate datele personale în website, portal, CRM, calculatoare, quiz-uri, formulare și celelalte servicii SmartPrenor. Ea este o informare în sensul GDPR, nu un consimțământ general și nu înlocuiește condițiile specifice afișate într-un formular.
1.1 Identitatea operatorului
SMART WAY FINANCE SRL, CUI 54590091, J2026028476001, Str. Nicolae Labiș nr. 50, bl. 3, sc. A, et. 2, ap. 16, Mun. Brașov, jud. Brașov, România, este operator pentru administrarea contului, contractare, facturare, securitatea platformei, comunicările proprii și îndeplinirea obligațiilor legale.
1.2 Operator și persoană împuternicită
Pentru datele introduse de o organizație despre propriii membri, clienți, furnizori sau parteneri, organizația este de regulă operator, iar SmartPrenor prelucrează datele în numele său, conform Acordului de prelucrare a datelor (DPA). Rolurile pot diferi pentru facturare, securitate și obligații legale, unde SmartPrenor acționează ca operator distinct.
Datele prelucrate și sursele lor
2.1 Categorii de date
- Identitate și contact: nume, email, telefon, organizație, funcție și rol.
- Cont și contract: autentificare, licențe, permisiuni, acceptări juridice, comenzi, facturi și solicitări de suport.
- Date financiare sau de business introduse voluntar: venituri, cheltuieli, tranzacții, obiective, lead-uri, contacte, companii, documente și răspunsuri la quiz-uri.
- Date tehnice și de securitate: adresă IP, dispozitiv, browser, identificatori de sesiune, jurnale și evenimente de acces.
- Date generate: rapoarte, scoruri, recomandări, preferințe și interacțiuni cu funcții AI.
2.2 Surse
Primim datele direct de la tine, de la administratorul organizației, prin furnizorul de autentificare ales, formulare, integrări activate sau surse publice utilizate legal. Nu colectăm intenționat categorii speciale de date, cu excepția situațiilor în care o funcție le solicită în mod justificat și oferă o informare distinctă.
2.3 Date obligatorii și consecințe
Câmpurile marcate obligatoriu sunt necesare pentru contract, obligații legale ori funcția solicitată. Fără ele este posibil să nu putem crea contul, emite factura, răspunde cererii sau furniza serviciul. Datele opționale sunt indicate ca atare.
De ce folosim datele
3.1 Executarea contractului
Folosim datele pentru crearea și administrarea contului, furnizarea funcțiilor, personalizarea operațională, suport, procesarea comenzilor și comunicările necesare serviciului.
3.2 Obligații legale și interes legitim
Prelucrăm date pentru facturare și contabilitate, răspunsuri către autorități, prevenirea fraudei, securitate, apărarea drepturilor și îmbunătățirea agregată a serviciului. Atunci când folosim interesul legitim, evaluăm necesitatea și impactul asupra persoanelor.
3.3 Consimțământ și comunicări comerciale
Marketingul electronic, cookie-urile neesențiale și alte prelucrări prezentate ca opționale se bazează pe o alegere separată. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare sau serviciul de bază. Nu vindem date personale.
Cui pot fi divulgate datele
4.1 Furnizori și alți destinatari
Folosim, în funcție de modul, furnizori pentru infrastructură și baze de date, autentificare, hosting, plăți, facturare, email, comunicare, suport, securitate și servicii AI. Pot fi implicați Supabase, Vercel, Stripe, Google, Resend și furnizori de modele AI. Accesul este limitat contractual și tehnic. Datele pot fi comunicate autorităților ori consilierilor numai când există un temei legal.
4.2 Transferuri în afara SEE
Când datele sunt accesate din afara SEE folosim un mecanism recunoscut de GDPR, precum o decizie de adecvare, Cadrul UE–SUA pentru entități certificate sau Clauze Contractuale Standard, împreună cu măsuri suplimentare când sunt necesare. Detaliile aplicabile serviciului pot fi solicitate la contact@smartprenor.ro.
Cât timp păstrăm datele
5.1 Criterii și termene
Păstrăm datele cât este necesar pentru cont și serviciu, apoi pe perioada necesară obligațiilor legale și apărării drepturilor. Facturile și evidențele financiar-contabile urmează termenele legale; jurnalele de securitate sunt păstrate proporțional cu riscul; copiile de siguranță sunt eliminate prin ciclul controlat de rotație.
5.2 Închiderea contului
Ștergerea contului nu elimină informațiile pe care legea ne obligă să le păstrăm și nici datele organizației asupra cărora administratorul tenantului păstrează controlul. La încetarea unui serviciu B2B se aplică și termenele de export, returnare și ștergere din DPA și contract.
AI, profilare și decizii automate
6.1 Utilizarea funcțiilor AI
Datele trimise unei funcții AI sunt utilizate pentru răspunsul solicitat, securitate și operarea serviciului, conform contractelor cu furnizorii. Minimizăm datele și indicăm utilizatorului să nu introducă informații pentru care nu are drept. Detalii: Notificarea privind AI.
6.2 Scoruri și intervenție umană
Quiz-urile și instrumentele pot produce scoruri, segmentări ori recomandări. Acestea au rol informativ și nu constituie, prin ele însele, o decizie juridică, financiară, de credit sau de investiții. Dacă o prelucrare exclusiv automată ar produce efecte juridice ori similare semnificative, oferim informațiile și drepturile cerute de art. 22 GDPR, inclusiv intervenție umană și contestare, când se aplică.
Drepturile tale
7.1 Drepturile prevăzute de GDPR
Poți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului, după caz. Drepturile nu sunt absolute; dacă o excepție legală se aplică, explicăm motivul răspunsului.
7.2 Cum trimiți o cerere
Scrie la contact@smartprenor.ro. Putem verifica identitatea și răspundem, de regulă, în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR. Cererile sunt gratuite, cu excepțiile permise pentru solicitări vădit nefondate sau excesive.
7.3 Reclamații
Poți contacta mai întâi SmartPrenor pentru remediere și poți depune oricând o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau la autoritatea competentă din statul tău.
Securitate și protecția minorilor
8.1 Măsuri de securitate
Aplicăm control al accesului, separare logică a tenanturilor, criptare în tranzit, backup, jurnalizare și proceduri de răspuns la incidente, proporțional cu riscul. Niciun sistem nu este complet lipsit de risc; notificăm persoanele și autoritățile atunci când legea o cere.
8.2 Persoane sub 18 ani
Serviciile contractuale SmartPrenor sunt destinate persoanelor de minimum 18 ani. Nu colectăm intenționat date de la minori pentru crearea unui cont contractual. Dacă aflăm că au fost furnizate necorespunzător, evaluăm și ștergem ori restricționăm datele conform legii.